நிபுணர்களுக்கான மின்னஞ்சல் விதிகள்

நீங்கள் தெரிந்துகொள்ள வேண்டும்

ஒவ்வொரு மாதமும் ஒவ்வொருவரும் குறைந்தபட்சம் சில வியாபார தகவல்களுக்கு மின்னஞ்சலைப் பயன்படுத்தும் போது, ​​எங்களில் சிலர் எங்கள் தொழில்முறை வேலையை செய்ய தினசரி கருவியை மின்னஞ்சல் பயன்படுத்துவார்கள். வாடிக்கையாளர்களுடனும், நண்பர்களுடனும், மேலதிகாரர்களுடனும், புதிய பணியாளர்களுடனும் அல்லது புதிய முதலாளிகளுடனும் தொடர்பு கொள்வதற்காக மின்னஞ்சலைப் பயன்படுத்துவோம். ஆமாம், இந்த மக்கள் ஒரு தெளிவான மற்றும் தொழில்முறை எழுதப்பட்ட செய்தியை வடிவமைப்பதற்கான எங்கள் திறமையால் நம்மை நியாயம் தீர்ப்பார்.

Email Etiquette, அல்லது 'Netiquette', உலகளாவிய வலை 27 ஆண்டுகளாக சுற்றி வருகிறது. Netiquette உங்கள் மின்னஞ்சல் மரியாதை மற்றும் திறனை காட்ட எப்படி பரவலாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட வழிகாட்டுதல்கள் ஒரு தொகுப்பு ஆகும். துரதிருஷ்டவசமாக, வியாபார அமைப்புகளுக்கான மின்னஞ்சல் நுட்பத்தை அறிய நேரம் எடுத்துக்கொள்ளாத நபர்கள் இருக்கிறார்கள். மோசமாக: உரை செய்தி தளர்வான மற்றும் முறைசாரா பாணி மின்னஞ்சல் netiquette குழப்ப மக்கள் உள்ளன.

ஒரு வாடிக்கையாளர் அல்லது ஒரு உயர்ந்த அல்லது ஒரு சாத்தியமான முதலாளி உங்கள் நம்பகத்தன்மையை ஒரு மோசமாக வடிவமைக்கப்பட்ட மின்னஞ்சல் அனுமதிக்க வேண்டாம். இங்கே நீங்கள் பணியாற்றும் மின்னஞ்சல் நெறிமுறை விதிகள் நன்றாக இருக்கும், மற்றும் நீங்கள் வேலைநிறுத்தம் உங்களை சேமிக்கும் சேமிக்க.

10 இல் 01

மின்னஞ்சலை அனுப்பும் முன்பு நீங்கள் செய்த கடைசி செய்தியாகச் செருகவும்.

இந்த எதிர்-உள்ளுணர்வு தெரிகிறது, ஆனால் இது சிறந்த வடிவம். நீங்கள் மின்னஞ்சல் தலைப்பு (es) ஐ மின்னஞ்சல் தலைப்புக்கு சேர்க்கும் முன் உங்கள் எழுத்து மற்றும் பிழைகாணல் முடிவின் வரை காத்திருக்கவும். இந்தத் தொழில்நுட்பம், உங்கள் உள்ளடக்கம் மற்றும் பிழைத்திருத்தத்தை முடித்தவுடன், தற்செயலாக நீங்கள் உடனடியாக செய்தி அனுப்புவதைத் தடுக்கிறது.

ஒரு வேலை விண்ணப்பத்தை சமர்ப்பித்தல், வாடிக்கையாளரின் கேள்விக்கு பதில் அல்லது உங்கள் குழுவிற்கு தவறான செய்தியைத் தொடர்புபடுத்தல் போன்ற முக்கியமான உள்ளடக்கத்தை கொண்டிருக்கும் மின்னஞ்சலுக்கான இது மிகவும் முக்கியமானதாகும். இந்த சந்தர்ப்பங்களில், உங்கள் எண்ணங்களைச் சேகரித்து, உங்கள் மனதில் உங்கள் வார்த்தைகளை ஒத்திக்கொள்ள சிறிது காலத்திற்கு உங்கள் மின்னஞ்சலில் இருந்து விலகிக்கொள்ளும்போது, மின்னஞ்சல் முகவரியை பாதுகாப்பதன் மூலம் பாதுகாப்பைச் சேர்க்கிறது.

நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சலுக்கு பதிலளித்தால், உள்ளடக்கத்தை உணர்திறன் கொண்டிருப்பதை நீங்கள் கருத்தில் கொள்கிறீர்கள், நீங்கள் அனுப்ப தயாராக இருக்கும் வரை தற்காலிகமாக பெறுநரின் மின்னஞ்சல் முகவரியை நீக்கிவிட்டு, பின் முகவரியை மீண்டும் சேர்க்கவும். நீங்கள் மாற்றுப்பெயரின் மின்னஞ்சல் முகவரியை ஒரு Notepad கோப்பில் அல்லது OneNote பக்கத்தில் மாற்றலாம், மின்னஞ்சலை எழுதலாம், பின்னர் மின்னஞ்சல் முகவரியை மீண்டும் வெட்டி ஒட்டலாம்.

எங்களுக்கு இதை நம்புங்கள்: ஒரு மின்னஞ்சல் முகவரியைக் கொண்ட ஒரு வரியில் நீங்கள் எழுதும் போது, ​​ஒரு நாள் நீங்கள் கணிசமான துயரத்தைச் சேமிக்கும்!

10 இல் 02

நீங்கள் சரியான நபரை மின்னஞ்சல் செய்கிறீர்கள் என்று மூன்று டிப்ளமா காசோலை.

நீங்கள் பெரிய நிறுவனத்திலோ அல்லது அரசாங்கத் துறையிலோ பணியாற்றினால் இது மிக முக்கியம். 'மைக்' அல்லது 'ஹீத்தர்' அல்லது 'முகமட்' என்ற முக்கியமான மின்னஞ்சலை நீங்கள் அனுப்பும்போது, ​​உங்களுடைய மின்னஞ்சல் மென்பொருளானது உங்களுக்காக முழு முகவரிக்கு முன்னறிவிப்பதைத் தட்டச்சு செய்ய விரும்புகிறது. இது போன்ற பிரபலமான பெயர்கள் உங்கள் நிறுவனத்தின் முகவரிப் புத்தகத்தில் பல முடிவுகளை எடுக்கலாம், மேலும் உங்கள் துணை ஜனாதிபதியிடம் தற்செயலாக ஒரு குழப்பத்தை ஏற்படுத்தும், அல்லது கணக்கியல் அடிப்படையில் மக்களுக்கு இரகசியமான பதிலை அளிக்கலாம்.

மேலே உள்ள # 1 நெறிமுறை விதிக்கு நன்றி, முடிவில் நீங்கள் உரையாடலை விட்டுவிட்டீர்கள், எனவே பெறுநரின் மின்னஞ்சலை மூன்று முறை சரிபார்த்து அனுப்புவதற்கு முன்னர் உங்கள் கடைசி படியாகச் சீராக செல்ல வேண்டும்!

10 இல் 03

'அனைவருக்கும் பதிலளி' தவிர்க்கவும், குறிப்பாக ஒரு பெரிய நிறுவனத்தில்.

டஜன் கணக்கான மக்களுக்கு அனுப்பப்பட்ட ஒளிபரப்பைப் பெறும்போது, ​​அனுப்புபவருக்கான பதிலை மட்டும் தெரிவிப்பது நல்லது. பெரிய விநியோக பட்டியல்களுடன் ஒரு நிறுவனம் ஒளிபரப்பாக இருந்தால் இது குறிப்பாக உண்மை.

உதாரணமாக: பொது மேலாளர் தெற்கில் நிறைய நிறுத்துவதைப் பற்றி முழு நிறுவனத்தையும் மின்னஞ்சல் செய்கிறார், பணியாளர்களுக்கு பணம் செலுத்துகிற எண்ணிடப்பட்ட மற்றும் நியமிக்கப்பட்ட ஸ்டால்களை மக்கள் மதிக்கிறார்கள். நீங்கள் 'அனைவருக்கும் பதில்' என்பதைக் கிளிக் செய்தால், உங்கள் தனிப்பட்ட வாகனத்தில் மற்ற ஊழியர்கள் ஊடுருவி, உங்கள் வண்ணப்பூச்சைப் பறித்துக்கொள்ள வேண்டும் என்று புகார் செய்ய ஆரம்பித்தால், நிறுவனம் உங்கள் நிறுவனத்தின் முன்னேற்றத்தை பாதிக்கலாம்.

அவர்களுக்கு பொருந்தாத செய்திகளைப் பெற யாரும் விரும்பவில்லை . இன்னும் கூடுதலாக, எந்தவொரு குழுவிற்கும் புகார் தெரிவிக்க அல்லது ஒரு வலைபரப்பில் வடிவமைக்கப்பட்ட உங்கள் தனிப்பட்ட குறைகளைப் பற்றி யாரும் கேட்கவில்லை.

இந்த போலி பாஸ் தவிர்க்க மற்றும் உங்கள் இயல்புநிலை நடவடிக்கை அனுப்புநர் தனிப்பட்ட பதில் பயன்படுத்த. கண்டிப்பாக விதி # 9 ஐப் பார்க்கவும்.

10 இல் 04

பேச்சுவார்த்தைகளுக்கு பதிலாக தொழில்முறை வாழ்த்துக்களைப் பயன்படுத்துங்கள்.

ஒரு தொழில்முறை மின்னஞ்சல் தொடங்க சிறந்த வழி பின்வரும் சில பதிப்பு:

1. நல்ல மதியம், திருமதி சந்திரா.
2. வணக்கம், திட்ட குழு மற்றும் தொண்டர்கள்.
3. ஹாய், ஜெனிஃபர்.
நல்ல காலை, பேட்ரிக்.

எந்த சூழ்நிலையிலும், ஒரு தொழில்முறை மின்னஞ்சலைத் தொடங்க பின்வருவனவற்றைப் பயன்படுத்த வேண்டாம்:

1. ஏய்,
2. சப், குழு!
3. ஹாய், ஜென்.
4. மார்கின், பேட்.

'ஹே', 'யோ', 'சப்' போன்ற பேச்சுவார்த்தை வெளிப்பாடுகள் உங்களுக்குத் தோற்றமளிப்பதாகவும், சூடாகவும் தோன்றலாம், ஆனால் அவர்கள் உண்மையில் உங்கள் வர்த்தக நம்பகத்தன்மையை இழந்துவிடுவர். நீங்கள் மற்றவர்களுடன் நம்பகமான உறவு வைத்திருக்கும்போதே இந்த பேச்சுவார்த்தைகளில் பேச்சுவார்த்தைகளில் நிச்சயமாக நீங்கள் பயன்படுத்தலாம், இது ஒரு வியாபார மின்னஞ்சலில் இந்த வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்துவதற்கான மோசமான யோசனை.

கூடுதலாக, 'மோர்னினை' போன்ற உச்சரிப்பு குறுக்குவழிகளைப் பெற மோசமான வடிவம். யாராவது பெயரை (ஜெனிபர் -> ஜென்) குறைக்க மிகவும் மோசமான வடிவம் இது.

எந்த அறிவார்ந்த வியாபாரத் தொடர்புடனும், சாதாரணமாக இருப்பது போலவும், ஆசாரிய மற்றும் மரியாதையிலும் நீங்கள் நம்புகிறீர்கள் என்பதை நிரூபிக்கவும் புத்திசாலியாக இருக்கிறது.

10 இன் 05

ஒவ்வொரு செய்தியும் உங்கள் தொழில்முறை நற்பெயர் சார்ந்தது போல், ஒவ்வொரு செய்தியும் சரி.

உண்மையில், உங்கள் நற்பெயர் எளிதில் ஏழை இலக்கணம், மோசமான எழுத்து மற்றும் மோசமான சொற்களால் கலைக்கப்பட்டது.

நீங்கள் தற்செயலாக அனுப்பினால் உங்கள் தொழில்முறை வெற்றிபெறுவது எப்படி என்று கற்பனை செய்து பாருங்கள் ' நீங்கள் உங்கள் கணிதத்தை சரிபார்க்க வேண்டும் , ஆலா ' நீங்கள் உண்மையிலேயே ' உங்கள் கணித, அல்மாவை சரிபார்க்க வேண்டும் ' என்று சொல்லும்போது. அல்லது ' நாளை நாளை ஒரு பேட்டியை நான் செய்ய முடியும் ' என்று நீங்கள் சொன்னால், ' நாளை நான் ஒரு நேர்காணலை செய்ய முடியும் ' என்று அர்த்தம்.

நீங்கள் அனுப்பும் ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலும் சரிபார்த்தல்; உங்கள் தொழில்முறை நற்பெயர் அது சார்ந்திருப்பதாகச் செய்யுங்கள்.

10 இல் 06

ஒரு சுருக்கமான மற்றும் தெளிவான பொருள் வரி அதிசயங்கள் அடைய (மற்றும் நீங்கள் படிக்க உதவும்).

பொருள் வரிக்கு ஒரு தலைப்பும், சுருக்கமாகவும் உங்கள் மின்னஞ்சலை குறியிடவும் ஒரு வழி, அது எளிதாக பின்னர் காணலாம். இது உள்ளடக்கம் மற்றும் தேவையான நடவடிக்கைகளை சுருக்கமாக சுருக்கமாகக் கூற வேண்டும்.

உதாரணமாக, ஒரு பொருள் வரி: 'காபி' மிகவும் தெளிவாக இல்லை.

அதற்கு பதிலாக, 'ஸ்டாஃப் காபி விருப்பங்களை முயற்சி: உங்கள் பதில் தேவை'

இரண்டாவது உதாரணமாக, உங்கள் கோரிக்கை 'பொருள்' மிகவும் தெளிவற்றது.

அதற்கு பதிலாக, ஒரு தெளிவான தலைப்பு வரியை முயற்சிக்கவும்: ' உங்கள் கோரிக்கையை நிறுத்துதல்: மேலும் விவரங்களுக்கு தேவை' .

10 இல் 07

இரண்டு கிளாசிக் எழுத்துருக்களை மட்டும் பயன்படுத்துங்கள்: ஏரியல் மற்றும் டைம்ஸ் ரோமன் வகைகள், கருப்பு மை கொண்டு.

ஸ்டைலான எழுத்துரு முகங்கள் மற்றும் நிறங்களை உங்கள் மின்னஞ்சலைச் சுலபமாக மாற்றுவதற்கும், 12-pt அல்லது 10-pt Arial அல்லது Times New Roman ஐப் பயன்படுத்துவதும் சிறந்தது. Tahoma அல்லது Calibri போன்ற இதே போன்ற வகைகள் நன்றாக இருக்கும். நீங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட சொற்றொடரை அல்லது புல்லட்டின் கவனத்தை ஈர்க்கிறீர்கள் என்றால், சிவப்பு மை அல்லது தடித்த எழுத்துருவை மிதமான முறையில் மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் இயல்பானதாகவும், கவனமின்மையுடனும் தொடங்குகின்றன அல்லது உங்கள் பங்கில் மேலதிகாரி அல்லது சீர்குலைக்கும் மனோபாவத்தை தெரிவிக்க ஆரம்பிக்கும்போது சிக்கல். வியாபார உலகில், மக்கள் நம்பகமான மற்றும் தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான தகவலை விரும்பவில்லை, அலங்காரமற்ற மற்றும் கவனத்தை திசை திருப்புவதில்லை.

10 இல் 08

எல்லா செலவிலும் வெறித்தனமாகவும், எதிர்மறையான / மென்மையான டோன்களைத் தவிர்க்கவும்.

மின்னஞ்சல் எப்போதும் குரல் ஊடுருவல் மற்றும் உடல் மொழி தெரிவிக்க முடியவில்லை. நேரடியாகவும் நேரடியாகவும் நீங்கள் என்ன நினைக்கிறீர்கள் என்பது உண்மையில் உங்கள் மின்னஞ்சலில் வைக்கப்பட்டிருந்தால் கடுமையானதாகவும், அர்த்தமாகவும் தோன்றலாம். 'தயவு செய்து' மற்றும் 'நன்றி' ஆகிய வார்த்தைகளை எதிர்மறையான குறைபாடுகளுக்குக் குறையாமல் பயன்படுத்துவதில்லை. நீங்கள் நகைச்சுவை மற்றும் ஒளி உண்மையில் என்ன condescending மற்றும் முரட்டுத்தனமாக என கடக்க வேண்டும் என்று.

ஒரு மரியாதையான தொனி மற்றும் மின்னஞ்சல் உள்ள personable நடத்தை வழங்கும் நடைமுறையில் மற்றும் அனுபவம் நிறைய எடுக்கிறது. மின்னஞ்சலை நீங்களே உரையாடும்போது, ​​அல்லது நீங்கள் அனுப்பும் முன்பு வேறு யாராவது அதை வாசிக்கும்போது இது உதவுகிறது. மின்னஞ்சலைப் பற்றி ஏதாவது இருந்தால் அல்லது கடுமையானதாக தோன்றினால், அதை மீண்டும் எழுதவும்.

ஒரு மின்னஞ்சலில் ஏதாவது தொனியை எப்படி வெளிப்படுத்துவது என்பதில் இன்னமும் சிக்கியிருந்தால், தொலைபேசியைத் தேர்ந்தெடுத்து உரையாடலை உரையாடும் போது கவனமாக சிந்தியுங்கள்.

நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள்: மின்னஞ்சல் எப்போதும் உள்ளது, மற்றும் அந்த செய்தியை நீங்கள் அனுப்பினால், அதை மீண்டும் இழுக்க முடியாது.

10 இல் 09

உலகம் உங்கள் மின்னஞ்சலைப் படிப்பதாக நினைத்து, அதன்படி திட்டமிடுங்கள்.

உண்மையாகவே, மின்னஞ்சல் எப்போதும் உள்ளது. இது விநாடிக்குள் நூற்றுக்கணக்கான மக்களுக்கு அனுப்பப்படும். இது சட்ட அமலாக்கத்தால் அழைக்கப்படலாம் மற்றும் வரி தணிக்கையாளர்கள் எப்போதும் விசாரணையில் இருக்க வேண்டும். இது செய்தி அல்லது சமூக ஊடகத்தில் கூட செய்யலாம்.

இது ஒரு பரந்த மற்றும் அச்சுறுத்தும் பொறுப்பு, ஆனால் நாம் அனைவரும் தோள்பட்டை ஒன்றாகும்: ஒரு மின்னஞ்சலில் நீங்கள் எழுதுவது என்னவென்றால் பொது அறிவுக்கு எளிதாகிறது. உங்கள் வார்த்தைகளை கவனமாகத் தேர்ந்தெடுங்கள், நீங்கள் அதைக் கடித்துக்கொள்வதற்கு ஏதேனும் வாய்ப்பு இருப்பதாக நீங்கள் நினைத்தால், அந்த செய்தியை அனைத்துமே அனுப்பாதீர்கள்.

10 இல் 10

எப்போதும் ஒரு குறுகிய வகுப்பு 'நன்றி நன்றி' மற்றும் ஒரு கையொப்பம் தொகுதி முடிவுக்கு.

'நன்றி' மற்றும் 'தயவு செய்து' போன்ற niceties சக்தி ஆற்றல்மிகு உள்ளன. கூடுதலாக, உங்கள் தொழில்முறை கையொப்பம் தொகுதி சேர்க்க கூடுதல் விநாடிகள் விவரம் உங்கள் கவனிப்பு பற்றி தொகுதிகளை பேசுகிறது, மற்றும் உங்கள் பெயர் மற்றும் தொடர்பு தகவல் ஸ்டாம்பிங் மூலம் உங்கள் தகவல்தொடர்பு உரிமை எடுத்து.

வணக்கம், ஷைஷ்.

TGI Sportswear இல் எங்கள் எம்பிராய்டரி சேவைகளில் உங்கள் விசாரணைக்கு நன்றி. உங்கள் அணிக்கான எங்கள் விளையாட்டு ஜாக்கெட் விருப்பங்களைப் பற்றி மேலும் தெரிவிக்க ஃபோனில் உங்களுடன் பேச நான் மிகவும் மகிழ்ச்சியாக இருப்பேன். இந்த வாரம் கழித்து எங்கள் ஷோரூமையும் நாங்கள் பார்வையிடலாம், எங்கள் மாதிரிகள் உங்களை நேரில் காண்பிக்கலாம்.

நான் என்ன எண்ணை அழைக்கிறேன்? இன்று காலை 1:00 மணி முதல் நான் பேசுவதற்கு கிடைத்திருக்கிறேன்.

நன்றி,

பால் கில்ஸ்
கிளையண்ட் சேவைகள் இயக்குனர்
TGI, இணைக்கப்பட்டது
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"உங்கள் வர்த்தக எங்கள் கவனம்"