மைக்ரோசாப்ட் மெயில் மெர்ஜ் அம்சம், அதே ஆவணத்தை பெரிய எண்ணிக்கையிலான பெறுநர்களுக்கு சிறிது மாற்றங்களுடன் அனுப்புவதற்கு உங்களை அனுமதிக்கிறது. "ஒன்றிணைத்தல்" என்பது ஒரு ஆவணம் (உதாரணமாக ஒரு கடிதம், ஒரு விரிதாள் போன்ற ஒரு தரவு மூல ஆவணத்துடன் ஒன்றிணைக்கப்பட்டுள்ளது என்ற உண்மையிலிருந்து வருகிறது).
Word இன் மின்னஞ்சல் இணைப்பு அம்சமானது எக்செல் தரவரிசைப் படிவத்துடன் இணைக்கிறது. வார்த்தை அதன் சொந்த தரவு மூலத்தை உருவாக்க உங்களை அனுமதிக்கும்போது, இந்தத் தரவைப் பயன்படுத்துவதற்கான விருப்பம் குறைவாக உள்ளது. கூடுதலாக, உங்கள் தரவு ஏற்கனவே ஒரு விரிதாளில் இருந்தால், எல்லா தகவலையும் வார்த்தை தரவுத் தரவாரியாக மீண்டும் திருப்புவதற்கு இது மிகவும் பயன் இல்லை.
Mail Merge க்கான உங்கள் தரவை தயார் செய்தல்
கோட்பாட்டளவில், எந்தவொரு சிறப்பு தயாரிப்பும் இன்றி நீங்கள் எந்த எக்செல் பணித்தாளினையும் ஒரு வேர்ட் மெயில் ஒன்றிணைப்பு செயல்பாட்டில் பயன்படுத்தலாம் . எனினும், உங்கள் பணித்தாள் தயாரிப்பதற்கு மின்னஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு செயல்முறையை மேம்படுத்துவதற்கு நீங்கள் சிறிது நேரம் எடுத்துக்கொள்வது பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.
மெயில் ஒன்றிணைந்த செயல்முறை இன்னும் சுலபமாக செல்ல உதவுவதற்கு சில வழிமுறைகள் உள்ளன.
உங்கள் விரிதாள் தரவை ஒழுங்கமைக்கவும்
வெளிப்படையாகக் கூறும் அபாயத்தில், உங்கள் தரவு வரிசைகள் மற்றும் நெடுவரிசைகளில் ஒழுங்காக ஒழுங்கமைக்கப்பட வேண்டும். ஒவ்வொரு வரிசையையும் ஒரு ஒற்றை பதிவாகவும் ஒவ்வொரு நெடுவரிசையையும் நீங்கள் உங்கள் ஆவணத்தில் செருகப் போகிறீர்கள் என நினைக்கவும். ( எக்செல் தரவு எடிட்டல் டுடோரியலை நீங்கள் புதுப்பித்து தேவைப்பட்டால் பாருங்கள்.)
ஒரு தலைப்பு வரிசை உருவாக்கவும்
அஞ்சல் இணைப்புக்கு நீங்கள் பயன்படுத்த விரும்பும் தாளை ஒரு தலைப்பு வரிசையை உருவாக்கவும். கீழே உள்ள கலங்களில் உள்ள தரவை அடையாளம் காட்டும் லேபிள்களைக் கொண்ட ஒரு வரிசை வரிசை. எக்செல் தரவு மற்றும் லேபிள்களுக்கு இடையில் வேறுபாட்டைப் பற்றி சிலநேரங்களில் உச்சநிலையாக இருக்கலாம், எனவே தைரியமான உரை, செல் எல்லைகள் மற்றும் தலைப்பு வரிசையில் தனித்திருக்கும் செல் ஷேடிங் ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தி இந்த தெளிவை உருவாக்குகின்றன. இது உங்கள் தரவு மீதமுள்ள இடத்திலிருந்து எல்.எல்.பை வரையறுக்கும் என்பதை இது உறுதி செய்யும்.
முக்கிய ஆவணத்துடன் நீங்கள் தரவை இணைக்கும் போது, லேபிள்கள் ஒன்றிணைந்த புலங்களின் பெயர்களாகத் தோன்றும், எனவே உங்கள் ஆவணத்தில் நீங்கள் என்ன தரவு சேர்க்கிறீர்கள் என்பதில் குழப்பம் இருக்காது. மேலும், உங்கள் நெடுவரிசைகளை லேபிளிப்பது நல்லது, ஏனெனில் இது பயனர் பிழைகளைத் தடுக்க உதவுகிறது.
ஒற்றை தாளில் உள்ள எல்லா தரவையும் வைக்கவும்
அஞ்சல் இணைப்புக்கு நீங்கள் பயன்படுத்த விரும்பும் தரவு ஒரு தாளில் இருக்க வேண்டும். அது பல தாள்களில் பரவியிருந்தால், நீங்கள் தாள்களை இணைக்க வேண்டும் அல்லது பல அஞ்சல் இணைப்புகளைச் செய்ய வேண்டும். மேலும், தாள்கள் தெளிவாக பெயரிடப்பட்டிருப்பதை உறுதிப்படுத்தவும், நீங்கள் அதைப் பார்க்காமல் பயன்படுத்த விரும்பும் தாளைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும்.
அஞ்சல் இணைப்பு ஒன்றில் தரவு மூலத்தை இணைத்தல்
உங்கள் அஞ்சல் ஆவணத்துடன் உங்கள் தயாரிக்கப்பட்ட எக்செல் விரிதாளை இணைப்பதே மின்னஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு செயல்முறையின் அடுத்த படி.
- Mail Merge Toolbar இல், திறந்த தரவு மூல பொத்தானைக் கிளிக் செய்க.
- தேர்ந்தெடுத்த தரவு மூல உரையாடல் பெட்டியில், உங்கள் Excel பணிப்புத்தகத்தை காணும் வரை கோப்புறைகள் மூலம் செல்லவும். நீங்கள் எக்செல் கோப்பு கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை என்றால், "அனைத்து தரவு மூலங்கள்" பெயரிடப்பட்ட மெனுவில் தேர்வு "வகை கோப்புகள்."
- உங்கள் மூல எக்செல் மூல கோப்பில் இரண்டு சொடுக்கவும், அல்லது அதைத் தேர்ந்தெடுத்து, திற என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
- தேர்ந்தெடு அட்டவணை அட்டவணை உரையாடல் பெட்டியில், உங்கள் ஆவணத்துடன் இணைக்க விரும்பும் தரவைக் கொண்ட எக்செல் தாளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- "நிரலின் முதல் வரிசை நெடுவரிசைத் தலைப்புகளைக் கொண்ட" சரிபார்க்கும் பெட்டியை சரிபார்க்கவும்.
- சரி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
இப்போது தரவு மூலமானது முக்கிய ஆவணத்துடன் தொடர்புடையது, நீங்கள் உரை மற்றும் / அல்லது உங்கள் ஆவண ஆவணத்தை எடிட் செய்யத் தொடங்கலாம். இருப்பினும், எக்செல் உள்ள உங்கள் தரவு மூலத்தில் மாற்றங்களை செய்ய முடியாது; நீங்கள் தரவு மாற்றங்களை செய்ய வேண்டும் என்றால், நீங்கள் Excel இல் தரவு மூலத்தை திறக்க முடியும் முன் முக்கிய ஆவணத்தை Word இல் மூட வேண்டும்.
இந்த படிநிலைகளைப் பின்பற்றுவதன் மூலம் உங்கள் ஆவணத்தில் ஒன்றிணைந்த புலங்களைச் சேர்ப்பது எளிது:
- மின்னஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு கருவிப்பட்டியில் உள்ள செருகு நிரல் பொத்தானை கிளிக் செய்யவும். Insert Merge Field உரையாடல் பெட்டி தோன்றும்.
- நீங்கள் பட்டியலில் இருந்து செருக விரும்பும் புலத்தின் பெயரை முன்னிலைப்படுத்தி, செருகு சொடுக்கவும்.
- பாக்ஸ் திறந்த நிலையில் இருக்கும், மேலும் கூடுதல் துறைகள் சேர்க்கும். நீங்கள் அடுத்தடுத்து ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட புலங்களை செருகினால், உங்கள் ஆவணத்தில் துறைகள் இடையில் தானாக இடைவெளி சேர்க்கப்படாது; நீங்கள் உரையாடல் பெட்டி மூடப்பட்ட பிறகு இதை செய்ய வேண்டும். உங்கள் ஆவணத்தில் நீங்கள் இரட்டை அம்புகள் கொண்ட புல பெயரைப் பார்ப்பீர்கள்.
- நீங்கள் முடித்தவுடன், மூடு என்பதைக் கிளிக் செய்க.
முகவரி பிளாக்ஸ் மற்றும் வாழ்த்துக்கள்-கவனமாக பயன்படுத்தவும்
மைக்ரோசாப்ட் அண்மையில் ஒரு மின்னஞ்சல் இணைப்பு அம்சத்தைச் சேர்த்தது, இது உங்களை முகவரி தொகுதிகள் மற்றும் வாழ்த்து வரிகளைச் சேர்க்க அனுமதிக்கிறது. கருவிப்பட்டியில் உள்ள அந்தந்த பொத்தானைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம், வேர்ட் ஒரே நேரத்தில் பல துறைகளைச் சேர்க்க அனுமதிக்கும், பொதுவான வேறுபாடுகள் ஏற்பாடு செய்யப்படும்.
நுழைவு முகவரி தொகுதி பொத்தானை இடது பக்கத்தில் உள்ளது; நுழைவு வாழ்த்து வரி வலதுபுறத்தில் உள்ளது.
மேலும், நீங்கள் பொத்தானை சொடுக்கும் போது, ஒரு உரையாடல் பெட்டியை Word காண்பிக்கும், அதில் நீங்கள் சேர்க்க விரும்பும் துறைகள், நீங்கள் எப்படி ஏற்பாடு செய்ய வேண்டும் என விரும்புகிறீர்கள், அதில் என்னவெல்லாம் சேர்க்க வேண்டும் மற்றும் மற்றவர்களிடமிருந்து விலக வேண்டும். இது போதுமான நேரத்திற்கு ஒலியைக் கொண்டிருக்கும் போது-நீங்கள் Word இல் உருவாக்கப்பட்ட ஒரு தரவு மூலத்தைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்றால்-நீங்கள் எக்செல் பணித்தாளைப் பயன்படுத்துகிறீர்களானால் அது குழப்பமடையலாம்.
இந்தப் பக்கத்தின் 1 பக்கத்தில் உங்கள் பணித்தாள் உள்ள தலைப்பு வரிசையைச் சேர்ப்பது பற்றிய பரிந்துரையை நினைவில் கொள்கிறீர்களா? சரி, நீங்கள் ஒரு துறையில் பெயரிடப்பட்டால், வார்த்தை எந்தத் தரவிற்கான ஒரு பெயரைப் பயன்படுத்துகிறதோ அதை தவிர, Word தவறாக பொருந்தும்.
நீங்கள் நுழைவு முகவரித் தொகுதி பயன்படுத்துவதன் மூலம் அல்லது வாழ்த்து வரி பொத்தான்களைச் செருகினால், நீங்கள் குறிப்பிடும் விடயத்தை விட வித்தியாசமான முறையில் தோன்றும்-லேபிள்கள் பொருந்தாத காரணத்தால் இதுதான். அதிர்ஷ்டவசமாக, மைக்ரோசாப்ட் இதை எதிர்பார்த்தது மற்றும் ஒரு தொகுப்பான் புலத்தில் இடம்பெற்றது, இது உங்கள் களப் பெயர்களை பிளாக்ஸில் உள்ள வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்துவதற்கு அனுமதிக்கிறது.
ஒழுங்காக வரைபடத்தை லேபிள்களை வரைபடங்களைப் பயன்படுத்துதல்
புலங்களைப் பொருத்துவதற்கு, இந்த வழிமுறைகளைப் பின்பற்றவும்:
- கருவிப்பட்டியில் உள்ள புல புலங்கள் பொத்தானை சொடுக்கவும்.
- போட்டி புலங்கள் உரையாடல் பெட்டியில், இடது பக்கத்தில் உள்ள வார்த்தைகளின் பெயர்கள் பட்டியலை நீங்கள் காண்பீர்கள். பெட்டியின் வலது பக்கத்தில், கீழிறங்கும் பெட்டிகளின் ஒரு நெடுவரிசையைக் காண்பீர்கள். ஒவ்வொரு கீழ்தோன்றும் பெட்டியில் உள்ள பெயர் முகவரி தொகுதி அல்லது வாழ்த்து வரி தொகுதி உள்ள ஒவ்வொரு புலத்திற்கும் வார்த்தை பயன்படுத்தப்படுகிறது. ஏதேனும் மாற்றங்கள் செய்ய, கீழ்தோன்றும் பெட்டியில் இருந்து களப் பெயரைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- மாற்றங்களைச் செய்த பின், சரி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
நீங்கள் உள்ளீடு முகவரி பிளாக் அல்லது வாழ்த்து வரி உரையாடல் பெட்டிகளின் கீழே உள்ள புல புலங்கள் பொத்தானை கிளிக் செய்வதன் மூலம் மல்டிஃபங்க் புலங்கள் உரையாடல் பெட்டியைக் கொண்டு வரலாம், இவை இரண்டும் நீங்கள் அந்தந்த கருவிப்பட்டி பொத்தானைக் கிளிக் செய்யும் போது தோன்றும்.
Mail Merge ஆவணங்கள் பார்க்கப்படுகிறது
உங்கள் இணைக்கப்பட்ட ஆவணங்களை மாதிரிக்காட்சிக்கும் முன் அச்சிடுவதற்கும் முன், வடிவமைப்பு பற்றிய குறிப்பு: ஒரு ஆவணத்தில் ஒன்றிணைந்த புலங்களை செருகும்போது, தரவின் தரவிலிருந்து தரவின் வடிவமைப்பை வேர்ட் இயங்காது.
மூல விரிதாள் இருந்து சிறப்பு வடிவமைப்பு விண்ணப்பிக்கும்
சாயல், தைரியமான அல்லது அடிக்கோடிடு போன்ற சிறப்பு வடிவமைப்பை நீங்கள் பயன்படுத்த விரும்பினால், நீங்கள் வேர்ட் இல் செய்ய வேண்டும். ஆவணங்களை ஆவணங்களுடன் நீங்கள் பார்க்கிறீர்கள் என்றால், நீங்கள் வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்த விரும்பும் புலத்தின் இருபுறங்களிலும் இரட்டை அம்புகளை தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். நீங்கள் ஆவணத்தில் இணைக்கப்பட்ட தரவை பார்வையிட்டால், நீங்கள் மாற்ற விரும்பும் உரையை சிறப்பித்துக் காட்டவும்.
எந்தவொரு மாற்றமும் ஒன்றிணைக்கப்பட்ட அனைத்து ஆவணங்களுக்கிடையில் செயல்படுத்தப்படும் என்பதை நினைவில் கொள்க.
இணைக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் மாதிரிக்காட்சி
உங்கள் இணைக்கப்பட்ட ஆவணங்களை மாதிரிக்காட்சிக்காக, Mail Merge Toolbar இல் View Merged Data பொத்தானைக் கிளிக் செய்க. இந்த பொத்தானை ஒரு மாற்று சுவிட்ச் போல செயல்படுகிறது, எனவே நீங்கள் துறைகள் மட்டும் பார்க்க விரும்புவதோடு, அவற்றின் தரவைக் கொண்டிருக்கவில்லை என்றால், அதை மீண்டும் கிளிக் செய்யவும்.
Mail Merge Toolbar இல் செல்லவும் பொத்தான்களைப் பயன்படுத்தி நீங்கள் இணைக்கப்பட்ட ஆவணங்களைக் கொண்டு செல்லவும். அவர்கள் இடமிருந்து வலம்: முதல் பதிவு , முந்தைய பதிவு , பதிவு செய்ய , அடுத்த பதிவு , கடைசி பதிவு .
நீங்கள் உங்கள் ஆவணங்களை ஒன்றிணைப்பதற்கு முன்பு, அவற்றை அனைத்தையும் முன்னோட்டமிட வேண்டும், அல்லது எல்லாவற்றையும் சரியாக இணைத்தால் சரிபார்க்கவும் முடியும். இணைக்கப்பட்ட தரவரிசைக்கு இடையில் உள்ள இடைவெளிகள் மற்றும் இடைவெளி போன்றவற்றைக் கவனத்தில் கொள்ளுங்கள்.
உங்கள் மெயில் இணைப்பு ஆவணத்தை முடிக்கவும்
உங்கள் ஆவணங்களை ஒன்றிணைக்க தயாராக இருக்கும்போது, உங்களுக்கு இரண்டு தெரிவுகள் உள்ளன.
அச்சுப்பொறிக்கு இணைக்கவும்
முதல் அவர்கள் அச்சுப்பொறிக்கு ஒன்றிணைக்க வேண்டும். இந்த விருப்பத்தை தேர்வு செய்தால், அச்சுப்பொறிக்கு எந்தவொரு திருத்தமும் இல்லாமல் ஆவணங்கள் அனுப்பப்படும். அச்சுப்பொறி கருவிப்பட்டி பொத்தானைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம் நீங்கள் அச்சுப்பொறியுடன் இணைக்கலாம்.
ஒரு புதிய ஆவணத்தில் இணை
சில அல்லது எல்லா ஆவணங்களையும் (தனிப்பயனாக்கப்பட்ட குறிப்பிற்கான தரவு மூலத்தில் குறிப்பு குறிப்பைச் சேர்க்க நீங்கள் ஞானியாக இருப்பீர்கள்) அல்லது நீங்கள் அச்சிடவதற்கு முன்னர் பிற மாற்றங்களை செய்ய வேண்டும் என்றால், அவற்றை ஒரு புதிய ஆவணத்திற்கு நீங்கள் இணைக்கலாம்; நீங்கள் ஒரு புதிய ஆவணத்துடன் ஒன்றிணைந்தால், முதன்மை ஆவணத்தையும் அஞ்சல் மூலத்தையும் இணைக்க வேண்டும், ஆனால் இணைக்கப்பட்ட ஆவணங்களைக் கொண்ட இரண்டாம் கோப்பை நீங்கள் பெறுவீர்கள்.
இதை செய்ய, புதிய ஆவண கருவிப்பட்டி பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.
நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கும் எந்த முறையிலும், நீங்கள் ஒரு உரையாடல் பெட்டியுடன் வழங்கப்படுவீர்கள், இதில் எல்லா பதிவுகளும், தற்போதைய பதிவு அல்லது பதிவுகள் பலவற்றுடன் ஒன்றிணைக்க நீங்கள் சொல்ல முடியும்.
உங்கள் விரும்பிய தேர்வுக்கு அடுத்த விருப்பத்தை பொத்தானைக் கிளிக் செய்து, சரி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
நீங்கள் ஒரு வரம்பை ஒன்றிணைக்க விரும்பினால், நீங்கள் சரி என்பதை கிளிக் செய்வதற்கு முன்னர் நீங்கள் இணைக்க விரும்பும் பதிவுகளின் தொடக்க எண் மற்றும் கடைசி எண் ஆகியவற்றை நீங்கள் வைக்க வேண்டும்.
நீங்கள் உரையாடல்களை அச்சிட தேர்வு செய்தால், உரையாடல் பெட்டி தோன்றியவுடன், நீங்கள் அச்சு உரையாடல் பெட்டி மூலம் வழங்கப்படும். வேறு எந்த ஆவணத்திற்கும் நீங்கள் அதைப் போலவே தொடர்பு கொள்ளலாம்.